Horizontaal Toezicht Ondernemingen in de praktijk gebracht.
Home Nieuws Info Oplossingen Contact
BoekMeester © 2009/2011. Alle rechten voorbehouden.
Ontworpen door/voor BoekMeester.
Zonder dossiers geen Horizontaal Toezicht
We bewaren allemaal wel iets bij een aangifte, maar bij Horizontaal Toezicht moet in principe elk onderdeel kunnen worden onderbouwd.
Dossiers worden steeds meer digitaal en daar is ook niets mis mee. Het is zelfs heel erg handig. Beveiliging is dan wel van belang uiteraard, maar dat was het ook al in de fysieke situatie. Het is wel zo dat als er digitaal iets weg is geraakt, dit wel aanzienlijk moeilijker is te vinden dan fysiek. Daarbij is digitaal archiveren ook nog ingewikkelder dan fysiek. Wij adviseren digitale vastlegging in bijvoorbeeld PDF boven Word of Excel. Enerzijds vanwege de uniformiteit en het gemakkelijk toegankelijk zijn van PDF voor een ieder, maar anderzijds vooral omdat Word en Excel ook naderhand gemakkelijk gewijzigd kunnen worden en u niet de eerste (en ook niet de duizendste) zult zijn die een bestand opent, wijzigt en daarna onder dezelfde naam weer opslaat, terwijl dat toch echt de bedoeling niet was en hoewel regelmatig backuppen standaard is, blijkt dan ook nog vaak de backup corrupt (om het eens in goed Nederlands te schrijven). Voor digitiale verwerking is minimaal een scanapparaat nodig, welke PDF kan scannen, maar de kleinste kopieer annex printer kan het tegenwoordig al. Wat ook handig is, is een PDF printer,welke er zowel gratis als voor een kleine honderd euro te koop is. U krijgt gewoon een extra printer als keuze en het bestand wordt dan direct in PDF aangemaakt. Als u eenmaal digitaal werkt, kies dan voor het gemak van twee monitoren. Werken op het ene scherm en nakijken op het andere. Het is de enige investering in de laatste tien jaar die binnen een kwartier, en met plezier, door al onze medewerkers werd omarmd.
Bij grotere bedrijven zien we dat er veel dossiers worden aangelegd, zoals een administratie-, salaris-, jaarrekening-, fiscaal-, advies- en/of permanent dossier. Wij hebben al weer jaren geleden gekozen voor een vast en variabel dossier, wat we een Permanent dossier en een Jaardossier noemen. Het jaardossier zoals de naam al zegt natuurlijk per jaar. Beide dossiers hebben een vaste indeling en de digitale variant is volledig gelijk aan de fysieke variant. Door de jaren heen verandert er uiteraard wel iets, maar in zijn algemeenheid is onze vormgeving nog niet veranderd.
In Word en in PDF geven we onderstaand de beide dossiers.
Het zijn maar simpele voorbeelden. U kunt ze aanpassen, maar doe dat niet elk jaar.
